C’est un fait, le temps est précieux. Tout proche vous l’a déjà dit : “Tu n’as qu’une vie.” Cela est vrai et il paraît donc nécessaire de bien gérer son temps pour pouvoir s’adonner à toutes ses passions. Les hobbies sont extrêmement importants, mais requièrent souvent du temps. Dans cet article, nous allons voir comment gagner efficacement du temps.
Dormir suffisamment tout en évitant le surplus : le sommeil, allié du gain de temps
Le sommeil est capital pour la préservation de la santé, c’est un fait. Toutefois, trop de personnes passent beaucoup trop de temps au lit. Ces personnes ne peuvent alors consacrer suffisamment de temps à leurs passions. La durée de sommeil réparateur est fixé à 8 heures, mais certaines personnes n’ont besoin que de 7 heures pour se sentir bien. La durée de sommeil varie d’une personne à l’autre, mais une chose est sûre : trop de sommeil finit par être contre-productif.
Utiliser une carte mentale un gain de temps indéniable
La carte mentale est très utile pour prioriser vos tâches. Toutes les tâches n’ont pas la même importance, il est donc très important d’être organisé afin de perdre le moins de temps possible. La carte mentale n’est pas le seul outil permettant de mieux gérer ses tâches ou ses rendez-vous. Vous pouvez aussi utiliser les applications agenda qui permettent de noter tous vos rendez-vous et ainsi gérer chaque minute de votre journée.
Lecture des mails : fixez-vous une limite pour un gain de temps précieux
Il est très important de se fixer des créneaux précis pour la lecture de vos emails. Trop de personnes lisent leurs emails tout au long de la journée, ça n’est pas une pratique saine ! Fixez-vous 3 à 4 consultations par jour au maximum ! Ce conseil est aussi valable pour la diffusion des mails. Une nouvelle fois, trop de personnes mettent la terre entière en copie et ne sont pas claires dans leurs intentions. Sujet vague, multiplication des thématiques, etc. Il est nécessaire de revoir ses process mails lorsque ceux-ci vous font perdre trop de temps. La lecture d’email ne devrait pas être une activité chronophage.
Regroupez les tâches
L’être humain pourrait parfois être comparé à une machine. Nous avons besoin de structure pour progresser. Pour ce faire, nous vous recommandons de cesser les allers-retours sur votre boite mail ou réseaux sociaux, mais aussi pour vous déplacements du quotidien. Veillez plutôt à effectuer des tâches similaires sur un créneau temps donné. En vous fixant une limite de temps, vous serez généralement plus concentré et enclin à achever votre mission en cours.
Faire des pauses permet de gagner du temps
Ce cinquième point peut vous paraître paradoxal et pourtant ! Faire des pauses est essentiel afin de conserver un niveau de concentration constant. Nous ne sommes pas concentrés 8 heures d’affilée, c’est impossible. L’idée est donc de faire des pauses toutes les 1h30 ou alors de faire plusieurs petites pauses de 5 minutes par demi-journée. Lors de ces dernières, vous pouvez pratiquer des micro-exercices de méditation ou simplement prendre l’air si vous disposez d’un extérieur agréable. Ce temps de repos peut vous permettre de faire une petite boucle en vélo, moyen de transport très agréable pour se détendre.
Déléguer
Être efficace, c’est aussi savoir confier une partie de ses tâches à autrui. Par autrui, nous entendons un ami, son compagnon ou un membre de sa famille. Certaines tâches peuvent tout à fait être effectuées par une personne qui vous est proche ou même pas un service payant : livraison de courses à domicile, achat d’un cadeau par exemple, sortie du chien. Il n’est pas nécessaire de tout devoir soi-même. Ça n’est pas pour rien que l’on dit qu’un bon chef est une personne sachant déléguer.
Canalisez les personnes qui vous font perdre du temps
Vous connaissez forcément une personne dans votre entourage qui vous demande sans cesse de lui rendre des services. Cette personne cherche peut-être à gagner du temps comme vous, mais elle s’y prend mal car déléguer, ça n’est pas demander la lune à autrui. Pour canaliser les demandes incessantes de ces personnes, voici quelques astuces très simples :
- Invitez-les à prendre rendez-vous : pour éviter les interruptions fréquentes, il faut habituer autrui à prendre rendez-vous pour qu’il;
- Accordez-leur un créneau temps précis ;
- Ne travaillez pas pour cette personne ;
- Faites leur une liste ;
Automatisez vos tâches
Pour gagner du temps et gagner en efficacité, il est nécessaire d’automatiser certaines tâches. L’automatisation passe par plusieurs astuces très simples à mettre en place.
- Premièrement, utilisez des logiciels qui vous rendent la vie plus simple : ces logiciels peuvent mémoriser vos mots de passe ou définir des règles automatiques de tri sur votre boîte mail. Vous pouvez par exemple définir une règle indiquant à votre client de messagerie qu’il faut placer tel message dans tel dossier lorsqu’il comprend tel expression ;
- Deuxièmement, utilisez une matrice d’Eisenhower qui permet de donner des priorités au tâches que vous devez accomplir. Il s’agit d’un simple tableau à double entrée avec un axe horizontal pour l’urgence des tâches et un axe vertical dédié à l’importance des tâches. C’est ainsi que quatre zones d’activités peuvent être définies (importantes et urgentes ; importantes, mais peu urgentes ; urgentes, mais peu importantes ; peu urgentes et peu importantes). Il est possible de créer cette matrice sur une feuille de calcul comme Google sheet par exemple. Il existe également des applications pour iPhone, iPad et système d’exploitation android.
- Troisièmement, privilégiez les outils numériques de prises de rendez-vous. Entre Doctolib, Google qui permet désormais de prendre des rendez-vous et bien d’autres outils, il est aujourd’hui très facile de prendre des rendez-vous sans devoir passer par des secrétariats ;
- Connaissez-vous Wildfire ? Cette extension permet d’enregistrer les actions que l’on effectue sur le web pour les reproduire de façon automatique.
Mettez chaque chose à sa place
Nous perdons tant de temps à chercher nos clés, nos papiers et bien d’autres objets. Chaque année, ce sont des heures et des heures perdues… pour rien. Pour gagner du temps, il faut prendre l’habitude de mettre chaque chose à sa place. De poser nos clés toujours au même endroit, de ranger nos fichiers toujours dans les mêmes dossiers, d’enregistrer nos pièces jointes dans des catégories spécifiques de notre boîte email… ces petits gestes du quotidien peuvent nous faire gagner des heures sur le long terme.
Gain de temps : Opter pour le “slow work”
Aussi paradoxal que ce conseil puisse paraître, le slow work présente de nombreux intérêts lorsqu’on souhaite établir une stratégie de gestion de temps. Le principe est simple : prendre le temps d’accomplir ses tâches de la meilleure manière qui soit afin de ne pas avoir à y revenir. Lorsqu’on effectue des tâches trop rapidement, on a tendance à bâcher son travail et à devoir y revenir par la suite. Cette stratégie n’est pas forcément idéale et accroît les allers-retours sur les projets. Pour un slow work optimal, rien de mieux qu’un logiciel de gestion du workflow comme Trello, la référence en la matière.
Gain de temps au quotidien : pour conclure
Vous l’aurez compris : une meilleure gestion du temps rime avec une productivité accrue. Être plus efficace apporte son lot de bénéfices : emploi du temps moins chargé, bonne gestion du stress, etc. Mais gagner du temps requiert de la rigueur, plus généralement une véritable discipline. Vous devrez établir une liste de tâches quotidienne, dire non aux distractions chronophage, éviter la procrastination, gérer le temps de travail, gérer les urgences avec efficacité et bien d’autres choses.